Dans notre dernier blogue (Outils intéressant pour le gestionnaire de produits), je vous ai énuméré les principales difficultés en gestion qui semblent être communes à plusieurs entreprises peu importe leur industrie. Laissez-moi donc vous rappeler brièvement quels étaient les trois axes qui posent souvent problème aux gestionnaires de produits en entreprise.

1. Les équipes d’employés ont beaucoup d’idées, mais ne disposent pas de systèmes internes simples et peu couteux pour les archiver convenablement, en discuter et les partager avec l’ensemble des intervenants et ce, en temps réels. Il est question ici d’intégration et de synchronisation des informations.

2. Plusieurs projets sont en liste de tête pour être entrepris, tous plus importants les uns que les autres. Comment sélectionner les bons projets et investir aux bons endroits? Il faut apprendre à structurer le processus de priorisation afin d’éviter des changements de cap irréguliers. Il faut savoir communiquer adéquatement l’information au groupe investi dans le projet. On fait référence ici à la priorisation de projets.

3. Il est primordial de suivre l’évolution de ses produits/services une fois qu’ils sont sur le marché. Le travail du chef de produits ne s’arrête pas après la mise en marché. Son travail doit se poursuivre jusqu’à ce qu’un produit ou service soit en fin de vie. Peut-être vous dites-vous que cela va de soi? Il semble que malheureusement la majorité des entreprises ne gèrent pas le cycle de vie de leurs produits et laissent le marché dicter la fin de celui-ci. C’est une approche dangereuse et souvent couteuse à plusieurs égards.

Je vous ai précédemment proposé et expliqué trois outils pour vous permettre de parer aux difficultés inhérentes à l’axe 1. Dans la suite de ce blogue, je vous propose d’élaborer des outils pour vous aider à mieux gérer l’axe 2. En ce qui concerne l’axe 3, un prochain blogue traitera de cet aspect plus spécifiquement.

Des outils de partage et de gestion d’idées-projets

Slack

• Misez sur la communication d’équipe centralisée (chat d’équipe).
  Il est possible de créer des réseaux (liaison de dossiers communs accessible par plusieurs personnes provenant de plusieurs localisations différentes) de partage d’idées pour différentes équipes, par type de discussion, sujet ou département. Plusieurs modèles de réseaux d’échanges sont possibles comme par exemple un réseau privé pour communiquer et joindre de la documentation que vous aimeriez ne partager qu’avec certaines personnes. À la manière d’un dossier partagé, allez « cliquer et glisser » les documents souhaités directement à l’endroit donné. Vous pouvez ainsi solliciter des rétroactions ou ajouts de commentaires rapidement. Tout est centralisé. De plus, il intègre entre autres un outil performant de recherche qui permet d’archiver des discussions de groupe en lien avec diverses idées ou projets.

• Voici aussi certains logiciels compatibles avec Slack.  Vérifier les vôtres mais plusieurs liens sont faisables avec une majorité des logiciels connus.

Trello

Ce système est assez utilisé dans le secteur des technologies. Il gagne à être davantage connu de tous. Il offre une façon simple de visualiser les idées et leur évolution à travers la gestion plus précise des détails, tâches et partage avec des équipes à distance ou partenaires.  Des étiquettes de couleurs peuvent être ajoutées pour rapidement connaitre le statut d’une tâche et constater les progrès faits. Des commentaires s’ajoutent pour alimenter les discussions et partager des idées avec l’équipe. Il y a aussi la possibilité de recevoir des avis lorsque des collègues y ajoute de nouvelles notes ou apports autres. C’est une plateforme centralisée qui donne une vue d’ensemble rapide des projets les plus importants tout en visualisant l’avancement du flux de travail de ceux-ci.

• Plusieurs systèmes s’incorporent à Trello dont Evernote, Slack et Saleforce, souvent utilisé comme logiciel de gestion des relations clients.

• Comment ça fonctionne et pourquoi l’utiliser?
  • Ayant récemment accompagné une entreprise dans son processus de développement de nouveaux services, j’ai pu observer qu’elle utilisait le système de Trello et ce, à diverses fins.  Les équipes participantes étant localisées dans divers états des États-Unis ainsi qu’au Canada, l’intégration des idées pour de nouveaux projets s’opérait plus efficacement via cette plateforme. Ainsi, pendant une période donnée, tous les employés pouvaient participer et ajouter leurs idées de projets dans un tableau intitulé «Brainstorming» ouvert à tous.
  • Par la suite, seule l’équipe formée pour mettre sur pied le projet était invitée aux étapes subséquentes, entre autre pour prioriser les projets dans le temps. Par un code de couleurs et selon des critères préétablis par l’équipe, les projets étaient classés et priorisés. En l’occurrence, les projets importants étaient en vert, les projets de seconde importance en jaune et ceux de moindre importance en orange.
  • Une fois les idées organisées dans le tableau selon la codification choisie, une planification du projet a été réalisée en précisant l’ensemble des tâches, responsabilités, actions futures, ressources et délais impliqués. Par la suite, chaque responsable a créé un autre tableau pour intégrer les segments de mandat qui lui avaient été attribués afin d’assurer un suivi optimal du projet. Ils pouvaient ainsi inviter les personnes impliquées dans chaque tâche, intégrer des suivis, ajouter des commentaires, de la documentation et d’autres analyses requises tout au long de l’avancement du projet. Diverses sections ont donc été créées par chaque responsable de concert avec l’équipe afin de catégoriser les actions selon le statut « en cours », « effectuées », « en attente » ou encore selon les étapes d’un processus «Stage-Gate »¹ de développement de produits (analyse préliminaire, business case, développement, tests, lancement, post-mortem).
  • Ci-dessous un exemple de tableaux et des sections applicables au cas mentionné.

• Fait intéressant, une fois les étapes du projet complétées ou en mode lancement, les projets classés en seconde importance passent automatiquement en priorité et ainsi de suite. Cela permet un suivi logique de toutes les idées avec la même définition de priorités. Il suffit de réassigner de nouvelles équipes pour les projets nouvellement prioritaire.
• C’est un outils de plus en plus privilégié par une nouvelle génération de professionnels qui aiment l’aspect visuel des tableaux.

Comme vous avez pu le constater, il ne manque pas d’outils pour simplifier votre travail et l’organisation de vos projets. Il s’agit plutôt de déterminer lesquels sont les plus pertinents dans le cadre de votre entreprise et surtout de les tester. Certains ont une approche visuelle de type tableau, d’autres se présentent sous forme de liste. À vous de voir avec quelle formule vous êtes le plus à l’aise et avec laquelle vous pourrez avoir une approche orientée sur l’Agilité en développement (Restez à l’affût pour un blogue à venir sur cette notion). La plupart de ces outils offrent des démos gratuits, donc vous ne perdez rien à essayer!