5 trucs de gestion pour un retour de vacances efficace

À la lecture des courriels s’ajoute souvent l’urgence de débuter certains projets et, en prime, la pression du marché et des compétiteurs. Tout cela nous pousse parfois à agir dans un état de panique ou encore trop rapidement.

Ce n’est pas un grand secret qu’en Amérique du Nord encore beaucoup d’employés ne prennent pas entièrement leurs vacances ou sont hésitants à partir en congé. En effet, selon l’étude provenant du U.S. Travel Association et la firme de recherche GFK, 55% des Américains n’ont pas utilisé la totalité de leurs vacances payées en 2015.

C’est énorme quand on sait que la moyenne des jours de vacances des travailleurs américains est de seulement 16,2 jours par année.

C’est déjà peu en comparaison des autres pays où la moyenne tourne autour de 21 jours et plus. En fait, cela représente un nombre infime si on fait le parallèle avec les nombreuses heures où l’on demande à notre corps et à notre esprit d’être à leur pleine efficacité et complète attention.

Selon les répondants, voici les deux principales raisons qui justifieraient la décision de ne pas profiter de la totalité de leurs vacances:

• 37% évoquent le découragement inhérent au fait de revenir devant une tonne de travail à abattre.
• 30% ont le sentiment que d’autres ne peuvent pas effectuer le travail adéquatement durant leur absence.

Êtes-vous vraiment surpris? J’en doute puisque nous tenons pour la plupart ce même discours.

Et si un retour efficace et agréable au travail passait par quelques simples étapes à intégrer dans notre routine afin de minimiser la pression?

Je vous propose 5 phases clés que j’affectionne particulièrement et qui me servent personnellement à rendre ce retour plus léger. Elles réduisent cette impression de stress et de surcharge inutile.  Vous pouvez aussi appliquer cette approche à tout autre projet de développement.

1 – Bloquer sa journée de retour au calendrier

C’est une bonne tactique pour s’assurer de réserver une période de transition pour les imprévus et retrouver son rythme de travail. Le retour après les vacances comporte toujours des impondérables  et si on les intègre et les accepte, tout se déroule mieux et de façon plus agréable.

On ne planifie donc aucun rendez-vous ou réunion au Jour 1 du retour.

1. Tout d’abord, vous devez reprendre le rythme du travail et revenir à des heures plus structurées. On tâche donc de ne pas trop se surcharger de réunions ou de prises d’actions les 2 premières journées.  Pour ceux ayant de la difficulté à dire « non », il faut conserver votre message d’absence 2 jours supplémentaires afin de vous structurer.
2. Planifiez-vous du temps pour échanger avec vos collègues, du moins lors de la première journée! Du temps consacré à reprendre contact avec les collègues et à se mettre à jour. Quelques discussions de corridor ou autour d’un bon café pour discuter des vacances et de ce qui s’est déroulé professionnellement durant votre absence vous en apprendra beaucoup. C’est aussi une belle façon de renforcir les liens interpersonnels. Jouez le jeu.
3. Prenez du temps pour discuter personnellement avec les gens à qui vous avez délégué des tâches et qui ont collaboré à l’avancement des projets pendant votre absence.

2- Effectuer une lecture intelligente et rapide des courriels et informations autres pour structurer l’ensemble des données et des demandes

1. Règle no 1 : Ne répondez pas aux courriels immédiatement. Lisez-les rapidement en diagonale pour organiser les sujets et priorisez ce qui est important. Utilisez les drapeaux et créez des règles pour faciliter votre gestion. Le reste? On efface! De toute façon, si on ne les regarde pas au départ, parce que le sujet est peu pertinent ou ne nous concerne pas directement, on ne le fera pas plus tard. Alors on retire le tout de la boite courriel. Au pire, si un message important a été effacé, on vous relancera.
2. Regroupez les courriels par thème à traiter, soit ceux requérant une attention immédiate vs future et selon les projets en cours vs à venir. Vous ne pouvez pas tout faire en une journée et vous aurez peut-être manqué une opportunité, mais ce n’est pas dramatique. Il y en aura d’autres. On accepte et on passe à autre chose.
3. Repérez des nouvelles et informations sur votre secteur d’activités qui sont importantes. Je suggère donc de faire un tour d’horizon des nouvelles d’affaires et de s’adonner à des lectures de réseaux sociaux ciblés. Bref, une petite veille s’impose. Cette étape pourrait se retrouver dans votre routine à chaque début de semaine ou de journée, tout dépendant de votre réalité.

Voici des outils pour vous aider à faire le tour de sites de veilles :

• Techcrunch
  La plus récente information dédiée à observer les nouveaux produits disponibles sur le web et des nouvelles technologies au quotidien.

• Netvibes
  Un portail web personnalisable pour rester informé sur des sujets précis d’actualités pertinents, réseaux sociaux, flux RSS, vidéos, etc. Si vous avez peu de temps pour fouiller vous-même régulièrement, c’est idéal.

• Scoop.it
  Un outil en ligne pour mettre en place et partager une veille d’informations liée aux mots-clés de votre choix.

3- Lister les tâches

Lister ce qui sera à faire suite à vos lectures au point 2 est primordial. Vous aurez probablement des projets antérieurs et des nouveaux qui auront vu le jour à mettre en branle.

Faites 2 listes :

• Liste 1 : Les projets sur lesquels vous travailliez avant les vacances et leur statut (attente de commentaire sur une proposition, attente de réponses et informations du département X, attente de réponse client, etc). Toutes les tâches qui ne pouvaient pas attendre votre retour devraient aussi s’y retrouver.
• Liste 2 : Les priorités que vous prévoyez attaquer suite à l’étape 2. Que ce soit un début de projet, un suivi clients, l’évaluation d’une demande courriel, etc.
  • Lister les tâches à faire et ce que cela implique (courte description);
  • Leur statut actuel;
  • Les personnes impliquées : les acteurs;
  • Le niveau d’urgence de la tâche. Soyez honnête. Une tâche en suspens depuis 6 mois est soit devenue urgente ou elle est futile, donc enlevez-la de la liste ou dénichez des collaborateurs pour faire avancer le dossier.

Pour ceux qui préfèrent les applications web, Weekdone est un outil intéressant à explorer.

4 – Regrouper et prioriser ce qui s’en vient

L’idée ici est d’identifier ce qui peut être regroupé sous un même thème afin d’éviter les doublons ou la duplication inutile du travail lorsqu’une tâche se répète. Utilisez, si vous le souhaitez, le diagramme d’affinités pour vous aider. Nous utilisons régulièrement le tout en analyse des besoins dans le cadre de la recherche et du développement de produits. Cette approche peut aussi vous servir afin de regrouper les tâches à faire sous certains sujets ou projets.

• Regrouper sous un même thème (par exemple, recherche pré-projet, mise en forme proposition, rencontre et présentation, etc.) dans un tableau ou à l’ordinateur, les diverses tâches que vous pourrez prioriser plus facilement en voyant si elles peuvent se regrouper avec d’autres. De cette façon, vous éviterez aussi des répétitions en réalisant que pour deux projets similaires vous ferez les mêmes actions qui pourraient alors être scindées.
• Grâce aux Post-it, c’est visuellement facile et rapide. J’aime particulièrement cette approche plus intéressante que de dresser une liste papier. On peut l’appliquer seul ou en équipe. En prime, vous l’aurez sous les yeux de manière permanente et cela vous permettra de garder le tout frais en tête ou de modifier des éléments facilement au besoin.

Un incontournable : Soyez réaliste!  

Il faut accepter les limites du nombre d’activités pouvant être effectuées durant une journée en plus des imprévus. Si vous disposez de 9 heures de travail, considérez que vous ne pourrez probablement pas travailler plus du 2/3 efficacement en dehors des pauses, des dérangements quotidiens et du temps pour vous remettre dans le bain. Selon des études, une moyenne de 19 min est généralement nécessaire pour se replonger avec concentration dans ce que l’on faisait, et ce à chaque interruption.* Recherche effectuée par la firme Accenture

Prenez aussi une bonne habitude, soit celle d’un arrêt de 5-10 minutes pour vous dégourdir, prendre un «break» de l’ordinateur pour se changer les idées. À instaurer en moyenne aux 60 à 90 min maximum. Une belle occasion de se faire un café ou un thé, de s’étirer, d’aller chercher un verre d’eau, de faire une petite marche de corridor ou encore, pour les plus aventuriers, d’y aller de quelques poses de yoga… Soyez créatifs!

5 – Planifier le plan d’actions

Ici, il faut mettre en action ce qui a été élagué et prioriser. Je vous propose un petit tableau fort simple à compléter afin de disposer d’une vue complète et synthétisée de votre travail. L’idée est d’avoir le plus d’information sommaire pour vos prochaines rencontres et d’ainsi choisir avec plus de clarté à quoi consacrer votre précieuse énergie.

Vous désirez en accomplir encore davantage? Commencez d’abord par prendre du temps pour en faire moins, et faites-en une habitude quotidienne. Planifier et réfléchir avant de se mettre en action fait gagner beaucoup de temps. C’est la clé du retour des vacances. Il faut accepter d’être entre-deux pendant quelques jours et se doter d’un laps de temps raisonnable pour bien faire les choses. Après cet investissement de départ, tout roule mieux et plus rapidement.  Lorsque l’on sait à quelles fins bien investir son temps, on est mieux outillé.

Lancez-vous et commencez petit. Tout est dans l’attitude!

Bon retour!!